Slik planlegger du kontorflytting i Kristiansand med minst mulig nedetid

1. Begynn med driften, ikke flytteeskene

Antall arbeidsplasser sier noe om størrelsen på flyttingen. Like viktig er det å vite hvilke funksjoner som må være tilgjengelige mens møbler og utstyr er på vei. Kundeservice, ordrebehandling og produksjon kan ha ulike behov. Utpek én kontaktperson hos dere som kan avklare prioriteringer og ta beslutninger.

Noter når dere får tilgang til de nye lokalene, når de gamle skal være tømt, og hvilke dager som er mest sårbare for avbrudd. Kvelds- eller helgeflytting kan avtales med oss, men tidspunkt og kapasitet må bekreftes. En flytting i etapper kan være aktuelt når hele virksomheten ikke kan stoppe samtidig.

• Hvilke ansatte og funksjoner skal være operative først?
• Hva kan pakkes tidlig, og hva må brukes helt frem til flyttingen?
• Hvem har ansvar for nøkler, adgangskort og kontakt med gårdeier?
• Hvem godkjenner endringer i planen?

2. Bruk befaringen til å avklare hele oppdraget

Ved kontorflytting tilbyr Flytte I Sør gratis og uforpliktende befaring og et møte før oppstart. Ta gjerne kontakt et par uker før ønsket dato, og tidligere ved større oppdrag. Dato og kapasitet må bekreftes. Vi går gjennom inventar, arbeidsoppgaver og logistikk. Fastpris er vanlig for kontoroppdrag når omfanget er avklart. Ta derfor med både det som skal flyttes, og det som skal demonteres, monteres, lagres eller kjøres bort.

Et kontor i Kvadraturen og et næringsbygg utenfor sentrum kan ha svært forskjellig adkomst. Selv mellom nabobygg i Kristiansand kan bæreveien være ulik. Avklar hvor flyttebilen kan stå, avstanden til inngangen, heisens størrelse og hvilke tider bygget tillater transport. Vis oss gjerne lastesone, trapper og dører på begge adresser. Ikke regn med at en ledig plass utenfor inngangen automatisk kan brukes til lasting.

3. Avtal IT-ansvar og test før de ansatte kommer

Møbler på plass betyr ikke nødvendigvis at en arbeidsplass er klar. Lag en egen avtale med IT-ansvarlig om nettverk, internett, telefoni, skjermer og annet utstyr. Avklar hvem som kobler fra, hvem som merker kablene, og hvem som kontrollerer tilkoblingene i det nye bygget.

Etter avtale kobler vi fra PC-er, skjermer og tilhørende utstyr og setter opp arbeidsplassene igjen, med mål om at de ansatte bare trenger å sette PC-en i dockingstasjonen. Dere kan også gjøre dette selv. Vi avklarer oppgavene med deres IT-ansvarlige før flyttingen. Sørg for at bedriftens vanlige rutiner for sikkerhetskopiering og håndtering av fortrolig informasjon følges før utstyr og arkiver flyttes.

Velg gjerne én representativ arbeidsplass som kontrolleres før resten tas i bruk. Sett av tid til å teste nødvendige systemer og utstyr, slik at manglende strøm, kabler eller nettverk blir oppdaget før oppstart.

4. Merk etter plasseringen i det nye kontoret

Lag en enkel rom- eller soneplan for de nye lokalene. Bruk de samme navnene på planen, dørene, eskene og møblene. En eske merket «Møterom 2» er enklere å plassere riktig enn en eske merket «Diverse». Beskriv gjerne innholdet i tillegg, uten å synliggjøre fortrolige opplysninger.

Kunden får tilgang til flytteportalen vår og flytteetiketter. Esker kan leveres på forespørsel. Informer de ansatte om hva som skal skje, hvem som skal hvor og hvordan det nye landskapet skal se ut. Gi dem én felles pakkebeskjed med frist, merking og hva de selv skal ta hånd om. Avklar særskilt hvordan skjermer, personlige eiendeler og skjørt utstyr skal klargjøres.

• Merk møbler og esker med rom, sone eller arbeidsplassnummer.
• Skill tydelig mellom ny adresse, lager og bortkjøring.
• Hold nødvendige dokumenter og utstyr til første arbeidsdag tilgjengelig.
• Meld fra om tunge safer, arkivskap og produksjonsutstyr før flyttedagen.

5. Bestem rekkefølgen sammen med flyttelederen

Alle våre flytteoppdrag har en flytteleder som kontaktperson. Før bæringen starter, går dere gjennom prioriteringer og eventuelle endringer. Rekkefølgen bør passe både byggets adkomst og det bedriften trenger først. Unngå for eksempel at esker til et rom sperrer veien for møblene som skal stå der.

Vi plasserer møbler og setter opp arbeidsplasser etter avtalen. Hvis gammelt inventar skal gjenbrukes, lagres eller kjøres bort, skal dette være avklart og merket. Gi beskjed hvis bestillinger eller romplaner endrer seg, slik at vi kan vurdere hva det betyr for tidsbruk og gjennomføring.

Intern flytting: nytt kontorlandskap på samme adresse

Bedriften trenger ikke skifte adresse for å ha behov for flyttehjelp. Vi hjelper også når avdelinger bytter etasje, arbeidsplasser skal samles eller kontorlandskapet skal omrokeres. Bord, skap og møteplasser kan få ny plass mens annet inventar skal ut.

Lag en enkel plan med dagens plassering og ønsket plassering. Merk rom og arbeidsplasser med de samme numrene som på møbler og esker. Avklar hva som må flyttes først for å gi plass til neste del av arbeidet. Ved en omrokering kan et midlertidig oppstillingsområde gjøre det enklere å flytte i etapper.

Fortell hvilke arbeidsplasser som må være i bruk underveis. Vi avklarer demontering, montering og eventuell frakobling og klargjøring av PC-er og skjermer. Målet er at hver sone skal kunne tas i bruk igjen når den avtalte jobben er ferdig.

• Antall arbeidsplasser og hvilke rom eller etasjer som berøres.
• Møbler som skal beholdes, flyttes, lagres eller kjøres bort.
• Ønsket rekkefølge og tidsrom for hver etappe.
• Behov for hjelp med kabling, montering og tunge løft.

Arkiv og tunge skap trenger en egen plan

Arkivskap, safer og brannarkiv kan være tunge selv når de er tomme. Oppgi mål, omtrentlig vekt og innhold, og vis hele veien fra dagens plassering til den nye. Dørbredde, terskler, svinger, trapper og heis er viktig også ved intern flytting. Vi vurderer bemanning og nødvendig utstyr før arbeidet avtales.

Avklar på forhånd hva som skal tas ut av skapene, og hvem som pakker og merker arkivet. Bruk et system som gjør dokumentene enkle å finne igjen uten at fortrolig innhold står synlig på eskene. Hold arkivet som skal videre tydelig adskilt fra papirene som skal makuleres.

Gjenstander over 70 kg gir tillegg ved flytting. Når oppdraget bare gjelder en safe eller en annen tung enkeltgjenstand, avtaler vi normalt fastpris. Beskriv hele oppdraget, så kan vi gi et tilbud som tar hensyn til adkomst og løft.

Tømming og sikkerhetsmakulering av papirer

Vi tilbyr også tømming av kontorlokaler og sikkerhetsmakulering av papirer og harddisker gjennom samarbeidspartner. Kunden får dokumentasjon når materialet er levert til makulering. Bekreftelse på utført makulering sendes ved forespørsel. Dette kan inngå i bedriftsflyttingen eller bestilles når dere rydder på eksisterende adresse. Oppgi omtrent hvor mye papir og inventar det gjelder, samt antall og type lagringsmedier. Andre digitale medier og utstyr, som minnebrikker, PC-er, mobiltelefoner, nettbrett og sikkerhetskopibånd, avklares særskilt ved bestilling. Papir, permer og elektronisk utstyr kan kreve ulike beholdere og skal sorteres etter avtalt løsning.

La en ansvarlig hos bedriften avgjøre hvilke dokumenter som skal beholdes, og hvilke som kan makuleres. Merk gruppene tydelig og oppbevar dem adskilt. Vi skal ha klare instrukser om hva som skal til nytt arkiv og hva som skal ut. Avklar eventuelle særskilte krav til håndtering og dokumentasjon når dere bestiller. Kontroller at data som skal beholdes er sikret før harddisker leveres til destruksjon. Utstyr til gjenbruk skal holdes adskilt fra utstyr som skal makuleres.

Lag også en oversikt over møbler som skal gjenbrukes internt, lagres eller kjøres bort. Slik kan tømmingen planlegges sammen med oppsettet av de nye arbeidsplassene, enten bedriften holder til i Kristiansand, Arendal eller et annet sted på Sørlandet.

Hva vi tar med oss fra større bedriftsoppdrag

Flytte I Sør er en del av Flytten AS. Blant selskapets bedriftsoppdrag er flytting av BORI sitt hovedkontor i Lillestrøm og en omfattende flytting for Merkur Grafisk etter en sammenslåing. Erfaringen med å samordne ansatte, inventar og produksjon tar vi med oss inn i planleggingen av nye oppdrag.

I Merkur-oppdraget omfattet arbeidet både administrasjon, produksjonsutstyr og montering. Administrasjonen var i hovedsak operativ dagen etter flyttingen, mens hele prosjektet gikk over flere uker. Det viser hvorfor tidspunktet for oppstart av hver funksjon bør planlegges særskilt. Gjennomføringen av deres oppdrag må tilpasses deres lokaler og drift.

Dette sier BORI om samarbeidet

I en skriftlig referanse datert 18. september 2024 beskriver BORI oppdrag med planlegging, flytting og etterarbeid i 2023 og 2024. Referansen gjelder Lillestrøm Flyttebyrå, og omtaler også opprydding i lokaler og arkivrom samt transport til gjenvinningsstasjon.

«Bedriften er løsningsorientert, Hands on og ivaretar kunden på best mulig måte. Medarbeidere i bedriften er serviceorienterte og hyggelige.»

Sidsel Irene Torp, administrasjonskonsulent i BORI BBL.

6. Avslutt med en felles gjennomgang

Gå gjennom plassering, montering og gjenstående oppgaver sammen med flyttelederen. La IT-ansvarlig kontrollere de avtalte systemene, og gi de ansatte beskjed om hvor de finner utstyr og hvem de kontakter hvis noe mangler. En kort liste over resterende oppgaver gjør det lettere å følge opp.

Skal dere flytte kontor i Kristiansand, Arendal eller et annet sted i Agder? Send oss adressene, antall arbeidsplasser, ønsket tidsrom og hvilke deler av driften som må holdes i gang. Da har vi et godt utgangspunkt for å planlegge befaring og gjennomføring.