1. Begynn med driften, ikke flytteeskene
Antall arbeidsplasser sier noe om størrelsen på flyttingen. Like viktig er det å vite hvilke funksjoner som må være tilgjengelige mens møbler og utstyr er på vei. Kundeservice, ordrebehandling og produksjon kan ha ulike behov. Utpek én kontaktperson hos dere som kan avklare prioriteringer og ta beslutninger.
Noter når dere får tilgang til de nye lokalene, når de gamle skal være tømt, og hvilke dager som er mest sårbare for avbrudd. Kvelds- eller helgeflytting kan avtales med oss, men tidspunkt og kapasitet må bekreftes. En flytting i etapper kan være aktuelt når hele virksomheten ikke kan stoppe samtidig.
- Hvilke ansatte og funksjoner skal være operative først?
- Hva kan pakkes tidlig, og hva må brukes helt frem til flyttingen?
- Hvem har ansvar for nøkler, adgangskort og kontakt med gårdeier?
- Hvem godkjenner endringer i planen?
2. Bruk befaringen til å avklare hele oppdraget
Ved kontorflytting gjennomfører Flytte I Sør befaring og et møte før oppstart. Vi går gjennom inventar, arbeidsoppgaver og logistikk. Fastpris er vanlig for kontoroppdrag når omfanget er avklart. Ta derfor med både det som skal flyttes, og det som skal demonteres, monteres, lagres eller kjøres bort.
I Kristiansand kan to kontorbygg ha svært forskjellig adkomst selv om de ligger nær hverandre. Avklar hvor flyttebilen kan stå, avstanden til inngangen, heisens størrelse og hvilke tider bygget tillater transport. Vis oss gjerne lastesone, trapper og dører på begge adresser. Ikke regn med at en ledig plass utenfor inngangen automatisk kan brukes til lasting.
Les om vår kontor- og bedriftsflytting →3. Avtal IT-ansvar og test før de ansatte kommer
Møbler på plass betyr ikke nødvendigvis at en arbeidsplass er klar. Lag en egen avtale med IT-ansvarlig om nettverk, internett, telefoni, skjermer og annet utstyr. Avklar hvem som kobler fra, hvem som merker kablene, og hvem som kontrollerer tilkoblingene i det nye bygget.
Vi kan hjelpe med oppsett og kabling etter avtale, i samarbeid med deres IT-ansvarlige. Det må være tydelig hvilke oppgaver som inngår. Sørg for at bedriftens vanlige rutiner for sikkerhetskopiering og håndtering av fortrolig informasjon følges før utstyr og arkiver flyttes.
Velg gjerne én representativ arbeidsplass som kontrolleres før resten tas i bruk. Sett av tid til å teste nødvendige systemer og utstyr, slik at manglende strøm, kabler eller nettverk blir oppdaget før oppstart.
4. Merk etter plasseringen i det nye kontoret
Lag en enkel rom- eller soneplan for de nye lokalene. Bruk de samme navnene på planen, dørene, eskene og møblene. En eske merket «Møterom 2» er enklere å plassere riktig enn en eske merket «Diverse». Beskriv gjerne innholdet i tillegg, uten å synliggjøre fortrolige opplysninger.
Kunden får tilgang til flytteportalen vår og flytteetiketter. Esker kan leveres på forespørsel. Gi de ansatte én felles pakkebeskjed med frist, merking og hva de selv skal ta hånd om. Avklar særskilt hvordan skjermer, personlige eiendeler og skjørt utstyr skal klargjøres.
- Merk møbler og esker med rom, sone eller arbeidsplassnummer.
- Skill tydelig mellom ny adresse, lager og bortkjøring.
- Hold nødvendige dokumenter og utstyr til første arbeidsdag tilgjengelig.
- Meld fra om tunge safer, arkivskap og produksjonsutstyr før flyttedagen.
5. Bestem rekkefølgen sammen med flyttelederen
Alle våre flytteoppdrag har en flytteleder som kontaktperson. Før bæringen starter, går dere gjennom prioriteringer og eventuelle endringer. Rekkefølgen bør passe både byggets adkomst og det bedriften trenger først. Unngå for eksempel at esker til et rom sperrer veien for møblene som skal stå der.
Vi plasserer møbler og setter opp arbeidsplasser etter avtalen. Hvis gammelt inventar skal gjenbrukes, lagres eller kjøres bort, skal dette være avklart og merket. Gi beskjed hvis bestillinger eller romplaner endrer seg, slik at vi kan vurdere hva det betyr for tidsbruk og gjennomføring.
Hva vi tar med oss fra større bedriftsoppdrag
Flytte I Sør er en del av Flytten AS. Blant selskapets bedriftsoppdrag er flytting av BORI sitt hovedkontor i Lillestrøm og en omfattende flytting for Merkur Grafisk etter en sammenslåing. Erfaringen med å samordne ansatte, inventar og produksjon tar vi med oss inn i planleggingen av nye oppdrag.
I Merkur-oppdraget omfattet arbeidet både administrasjon, produksjonsutstyr og montering. Administrasjonen var i hovedsak operativ dagen etter flyttingen, mens hele prosjektet gikk over flere uker. Det viser hvorfor tidspunktet for oppstart av hver funksjon bør planlegges særskilt. Gjennomføringen av deres oppdrag må tilpasses deres lokaler og drift.
Se bedriftsoppdragene til Flytten AS →6. Avslutt med en felles gjennomgang
Gå gjennom plassering, montering og gjenstående oppgaver sammen med flyttelederen. La IT-ansvarlig kontrollere de avtalte systemene, og gi de ansatte beskjed om hvor de finner utstyr og hvem de kontakter hvis noe mangler. En kort liste over resterende oppgaver gjør det lettere å følge opp.
Skal dere flytte kontor i Kristiansand, Arendal eller et annet sted i Agder? Send oss adressene, antall arbeidsplasser, ønsket tidsrom og hvilke deler av driften som må holdes i gang. Da har vi et godt utgangspunkt for å planlegge befaring og gjennomføring.
Fortell oss om kontorflyttingen →